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综合档案室档案人员岗位职责
2008-02-01 | 编辑: | 【 】【打印】【关闭

 

中科院新疆分院

综合档案室档案人员岗位职责:

 

一、认真学习并积极宣传、贯彻档案工作方面的政

策、法规,依法治档。

二、热爱本职工作,努力钻研本职业务,提高理论

水平和工作能力并结合工作实际,努力做到档案工作的

标准化、规范化、科学化。

三、对新疆分院各研究所、站的档案工作进行督促

检查、业务引导,并协助办公室主任组织业务培训、学

术交流等有关活动"

四、引导分院机关各处、室做好档案材料的形成、

收集、整理、立卷、归档工作。

五、做好档案的接收、管理、鉴定、统计、利用工

作,按照档案保管期限规定。对超过保管期限的档案进

行鉴定,提出销毁意见,及时登记销毁。

六、做好档案、资料的借阅、编研工作,积极开发

档案信息资源,为科研管理服务。

 

 

各处、室兼职档案人员职责:

 

一、学习、宣传档案工作方面的政策、法规,不断

增强本处室工作人员的档案意识。

二、协助部门负责人拟订本部门档案材料形成、收

集、整理、立卷、归档实施意见,并督促实行。

三、负责保质保量完成本处、室档案材料的形成、

收集、整理工作,做好处室预立卷工作,按时向综合档案室移交归档。

 

 

中科院新疆分院文书人员立卷、归档制度

一、文书处理部门立卷就是将本部门在工作和科研

生产活动中形成的文书材料加以收集,进行整理,按照

立卷的原则、方法组成案卷。

二、文书材料的立卷归档,应以本部门的文件材料

为主,凡是其有长远或重要查考价值的文件材料,都应

为立卷归档范围。

三、文书人员在文件材料收集齐全后,按问题性质、

分类立卷,对同一项工作,同一件事情,同一个问题,

同一起案件,同一个会议所产生的文件材料,按照工作

的开展过程进行编排。

四、编排时注意将批复放在请示前面,重要文件放

在一般文件前面,主要文件放在次要文件前面,正本放

在定稿的前面,主件放在附件的前面,然后按照不同的

保管价值,按每组文件材料的多少,组成件或卷,并填

写卷内目录。

五、组好卷的文书档案经鉴定审查后,拟写确切反

映案卷内容的标题并根据文件不同价值拟定案卷保管期限。

六、装订之前要进行修整,拆除文件上的金属物。

对破损或不规则的文件进行修补、表糊、迭齐。对不符

合规格的文件应另纸表糊,超过规格的应拆迭,在装订

前要将案卷的下侧及右侧对整齐,对装订线上有批注的

对装订线上有批注的文件应另纸加宽,将左边宽出部

分迭齐,逐张编号,编号位置在右上角。力求整齐、

坚固、适用、美观,然后装订。

 

档 案 整 理 制 度

  

档案整理是按照一定的原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目,使之有序化的过程。通过整理使档案的管理达到有序、条理,便于为单位提供档案服务。
  一、 为了确保综合档案室室藏档案质量,对移交进室档案要按标准进行严格检查和验收,对不符合要求的档案提出整改意见,合格后再进行接收。
  二、档案整理工作主要包括档案的分类、立卷、案卷排列、编号和编制案卷目录等。
  三、档案室对接收进室的零散文件资料进行整理。以年度为单位,进行分类、按时间和资料的重要程度排列、立卷、编号、编制检索工具。
  四、为了便于管理和利用,对室藏档案部分质量较差案卷进行必要的加工整理。对已破损和字迹褪色的重要档案,要及时进行修复或复制。 

 

 

 

中科院新疆分院机关收文制度

中科院和自治区各厅局的一切来文一律由综合办公室文

书处理人员统一收发、登记、传阅、保管于次年清理归档。

二、上级机关对下发到所属部门的业务性文件由该部门

兼职文书人员负责登记、交办,并将办理完毕的文件材料及

时清退统一整理移交归档。

三、对日常来文,文书处理人员要按文件的内容性质登

记后送交主管负责人签批并提出拟办意见后,送有关领导人

批示或交主管部门办理。

四、对紧急公文,文书人员要提出办理时限并负责催办。

五、平时办理完结的公文,文书人员要及时处理,并按

照立卷类目条款,将有保存价值的文书材料进行整理、立卷。

 

hg平台365bet官网新疆分院公文处理规定

1、公文签发:
凡以hg平台365bet官网新疆分院名义起草的文件,第一页都必须使用“hg平台365bet官网新疆分院发文稿纸”“hg平台365bet官网新疆分院信函纸”(以下称新疆分院院)。公文起草由机关职能部门负责,以分院名义起草的公文需经主办处室领导签批后,送交综合办公室主任负责审核;审核后的公文由综合办公室交分院领导签发。未经办公室审核的公文,分院领导有权拒绝签发。
    凡交综合办公室审核、分院领导签发的公文必须交打印稿,对不符合规范的公文,综合办公室有权作退文处理。

2、公文编号
凡以hg平台365bet官网新疆分院和新疆分院党组名义起草的

公文由综合办公室负责统一编发分院公文流水号;以各处室名义起草的公文由分院综合办公室统一编发文号,各处室不得自行编发文号。


3
、公文打印:
  
以新疆分院和新疆分院党组名义发文,各处室通过ARP拟文送综合办公室主任审核,审核后送院领导同意签发,再由综合办公室编发文号负责打印,综合办公室用印后留存归档;以各处室名义发文,办公室编发文号后由各处室负责打印,用印后底稿连同二份正文交分院办公室归档。公文必须写明年、月、目的日期。同时注明附件的名称和顺序。

 

4、用印规定:
凡需加盖新疆分院印章的文字、材料、合同等,必须经

主管院长签批后,方可加盖新疆分院公章;各职能部门管理的印章,必须有专人统一负责保管。

1、分院领导阅文:
    根据分院领导分工,综合办公室建立分院领导阅文卷。每份文件前附"公文呈阅、公文呈批专用单",由秘书人员送领导传阅。领导阅文、签署批办意见后,退回综合办公室。综合办公室秘书按领导签批意见分别送到各处室指定专人签收文件。对分院领导签批办理意见的公文,承办处室必须签署明确的处理意见,并按时限将文件及时退还综合办公室,由综合办公室将办理结果反馈领导。

2、处室领导阅文:
根据机构改革后职能处室的设定,建立处室领导阅文卷。处室领导阅文采用直传式,一般阅文后应退交处室专人收文(预立卷)人员,确需使用的公文,可以复印留用(带密级及标明不准复印的文件除外)。
3、离退休干部阅文:
离退休干部阅文根据规定,由负责离退休干部工作的领导,每月定时到综合办公室秘书处办理借阅手续,借阅后如数归还。

五、公文的督办
综合办公室对公文的承办情况要进行督促检查。对紧急或重要公文应及时催办,对一般公文应定期催办,并及时向分院领导汇报办理情况。

 

中科院新疆分院基建档案管理制度

基建档案是基本建设活动的真实记录,也是国家的宝

贵财富,充分发挥基建档案的作用,使其取得良好的经济

效益和社会效益。根据 "科技档案工作条例",结合新疆

分院的实际情况,特制定以下制度:

一、归档范围

凡是反映工程结构和外貌的平面图、线路图、管道图

等其有保存价值的所有文件、图纸均属于归档范围。

二、基建档案的收集、整理、分类、立卷。

1、业务职能部门要做好工程项目全过程文件平时收

集和预立卷工作。

2、凡有工程执照项目或结构性大修,按工程形成阶

段分类,系统整理,确保案卷的完整、系统、准确性。

三、归档时间

基本建设活动中形成的科技文件材料,在基建项目;工

程验收后三个月内,由项目负责人将有关文件资料按归档范围交档案室归档。

四、归档要求

1、归档的基建文件应以原稿为主,确保基建档案的

成套性、系统性、准确性。

2、归档的文件、图纸必须做到纸质优良、书写字迹

端正,不得用油质原珠笔和铅笔书写,以便利于长久保存。

3、卷内文件纸张选用(A4)或(16K),保证卷内

纸张整齐。

4、卷内文件不得有装订夹或回形针、大头针。

5、每一卷组卷前要按规定顺序排列和保持卷内文件

的有机联系,并填写卷内目录、顺序号。编顺序号于右上

(反面则编于左上角),一页只编一个顺序号。

6、破损严重的要进行修补。

7、归档时要做好交接手续。

 

中科院新疆分院档案库房管理制度

 

1.按规定将档案分类排放、排列整齐。

2.保持库房清洁、干燥和卫生,切实做好防盗、防火、

防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等工作。

3.库房内禁止存放易燃、易爆、杂物、食品等危险物

品,经常检查库房消防器材。

4.非经允许,外人不得随便进入库房。

5.有库房温湿度记录,掌握温湿度变化情况。

6.未经批准,任何人不准将档案带出库房,更不准私自摘抄、外传,严格遵守保密制度。

7.切实做好平时防范工作,做到人离灯灭,消除火灾隐患,保证档案安全。

 

 

中科院新疆分院档案统计工作制度

 

     1.建立健全统计台帐,掌握档案的收集、整理、利用、移交、鉴定、销毁和室内各种情况数据,按照上级部门要求及时报送各种报表。

2.按照上级部门要求进行定期的综合或专项统计分析。

3.对统计数字进行综合分析,找出存在问题,提出改进措施、建议,报告分院领导及时解决。

4.档案工作人员要加强档案统计工作责任心,认真学习和掌握档案统计方面的基本常识,建立科学的档案统计系统。

5.搞好档案统计分析,提高档案工作的管理水平。

 

中科院新疆分院

文书工作人员的保密守则

 

一、不该说的机密,绝对不说。

二、不该问的机密,绝对不问。

三、不该看的机密,绝对不看。

四、不该记录的机密,绝对不记录。

五、不在非保密本上记录机密。

六、不在私人通信中涉及机密。

七、不在公共场所和家属、子女、亲

友面前谈论机密。

八、不在不利于保密的地方存放机密

文件、资料。

九、不在普通电话、明码电报、普通

邮局传达机密事项。

十、不携带机密材料游览、参观、探

亲、访友和出入公共场所。

 

 

 

 

中科院新疆分院

秘密文件管理规定

一、新疆分院拟制或收到的一切秘密文件,从

印刷、收发、传递、承办、保管、归档、移交、销

毁等各环节,要严格手续,严格责任制度。

二、秘密级以上文件,未经领导同意,不得自

行扩大阅读范围,更不能自行翻印和向规定以外的

人员泄露。

三、所有带秘级的文件,都应放在有保密设计

的文件柜内,要及时处理,不得长时间存放,更不

准带往宿舍和其他公共场所。

四、秘密文件在承办过程申(包括院领导和部

门的传阅)由文书人员和机要工作人员传递,不得

横传,阅办完毕,及时退回。

五、参加会议带回的文件材料,应及时交办公

室管理,若继续使用,要办理登记手续。

六、出差人员原则上不准随身携带机密文件、

资料,如工作需要非随身携带不可的,绝密、机密

文件、资料必须主管院领导批准,二人同行,负责

看管,严防丢失。

七、禁止向境外携带,邮寄属于国家秘密的文

件、资料,因特殊情况需要携带邮寄时,要严格按

照国家保密局和海关总署制定的有关文件规定办理

手续。

八、无保存价值的秘密文件、资料及内部参阅

材料,不得擅自处理,登记后,按规定统一销毁。

 

hg平台365bet官网新疆分院

密级文件销毁制度

一、中科院新疆分院密级文件及收到的机密文件,都要严格按照秘密文件管理规定进行登记,并在密级规定的范围内传阅。

二、机密文件传阅后要及时收回,妥善保存,不得发生失(泄)密事件。

三、机要人员要在规定的时间内,及时将所保管的密级文件送机要局进行清退、销毁。

四、对机密文件进行销毁时  机要员要编制销毁清单,报主管领导签宇批准,销毁清单由档案部门存档备查。

五、销毁文件时必须由二人以上实行监销,机密文件用碎纸机销毁;不能用碎纸机销毁的文件,必须送到自治区党委指定的造纸厂销毁,监销人要在销毁清单上签字。

 

 

hg平台365bet官网新疆分院

机要文件管理规定

 

一、机要员应按上级要求和领导批示严格控制阅览范围

,不得任意扩大。阅文,需办理登记手续,限时收回,阅文者不得互相传递,不得随意抽出所阅文件。一般情况下,送领导的阅文必须当日收回,以防文件置办公室过夜。

二、密级文件尚未公开的内容不许摘抄,确因工作需要摘抄时,须主管领导和办公室主任同意,并在机要室办理登记手续。

三、机密、绝密文件不准翻印,因工作需要确需翻印时,必须经主管领导批准后方可翻印,但严格控制翻印数量和下发范围,并办理签收手续,用后及时收回。

四、秘密、机要=绝密文件一律不外借。机要文件必须是专人保管,要有安全的地点和设备存放机要文件。

五、严禁使用普通电话机(尤其是手机)交流机要文件的内容。机要文件不得在办公室外口述。

六、不得在未采取数据保护,网络安全,保密监控管理等技术措施的计算机网络上输入保荐和传递机要文件。

七、机要员每年年底必须按要求认真清理本年度密级文件,该销毁的销毁,该清退的清退,确保密级文件的安全性。

八、一旦发现密级文件短缺,应马上向自治区机要部门报告,决不允许丢失、泄密文件的事件发生。

 

 

中科院新疆分院档案鉴定销毁制度

 1、对保管期限已满,认为毫无保存价值的档案予以销

毁。

2.对要鉴定销毁的档案,在分管主任领导下,档案室

和有关部门组成鉴定小组,采用直接鉴定方法,以一个年度和一个项目的成套档案材料为基础,按照分工、个人初鉴、集体审查,对到期的档案,提出销毁或延长保管期限的意见,登记造册,经分管院领导批准后,方可存毁。

3.销毁档案时必须有两人监销,并在销毁清册上签字。

 

中科院新疆分院

综合档案室借阅制度

 

1、查阅档案时严禁吸烟、喝水,以防损坏档案。
    2、不得在档案上作任何标记和符号;不准撕毁、涂改档案。
    3、查阅者不能擅自借阅与其利用目的无关的档案。
    4、
借阅档案应在阅览室内进行,一般不借出,如确因工作需要必须借用时,应征得办公室负责人同意后办理借阅手续,利用结束后,填写《利用效果登记表》,并做好保密工作。
    5、外单位因工作需要查阅档案,必须凭单位先容信、经办公室负责人同意后方可查阅,但一律不外借。

6、复制档案材料必须经有关领导批准,由档案室工作人员进行。

7、严禁在档案材料上圈点、划线、注字、涂改。不准随意拆卷、增页。对违反规定者,视情况予以处理。

 

 

中科院新疆分院档案移交制度

一、严格实行档案文件材料统一管理的原则,凡在本单位工作活动中形成的具有保存价值的文件材料,都应交综合档案室归档保存。

二、各部门按《机关文件材料归档和不归档的范围》将文件材料收集齐全在规定时间里向综合档案室移交。

三、移交文件材料必须填写《档案材料移交清单》一式二份,双方各执一份。

四、档案管理人员变动时,要做好档案的移交工作,认真办理交接手续。

 

中科院新疆分院档案销毁制度

 

一、销毁的档案,必须是经过严格鉴定,确认失去保存价值的档案。

二、销毁档案,应编制“销毁档案清册”,写出销毁档案清单,报请上级批准,未经鉴定和领导批准,任何部门和个人不得擅自销毁档案。

三、对已经销毁的档案,如无特殊情况,一般应存放一段时间销毁。

四、档案销毁,应指派本单位两名以上人员监销,监销人员要认真履行职责,并在“档案销毁清册”上签名盖章,注明“已销毁”字样和时间、地点、方式。

五、大批销毁档案要送交指定的工厂进行监销。对档案文件要严禁出卖或改为他用。

六、“档案销毁清册”及批准手续,要归入全宗进行妥善保存。

 

中科院新疆分院机要员工作职责

1、做好机要保密工作、保密法规宣传工作及参加自治区保密局、中科院保密委的各项活动;

2、负责各类文件(普发文件,密码电报,秘密、机密、绝密文件)的领取、登记、拆封、拟办、传阅、催办、立卷、归档、保管、清退、销毁等工作;

3、负责党发文件、院发文件、办公室文件等文号管理、归档、提供查阅等工作;

4、负责新疆分院印章、法人印鉴管理使用;

5、负责法人代码证、事业单位机构代码证的办理、审验、管理和使用;

6、做好新疆分院各类上报文件的整理、审核和送呈工作;

7、负责机关传真机管理、使用、收发、登记、传阅、催办等工作;

8、完成领导交办的机要任务和各项工作。

 


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