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hg平台365bet官网新疆分院ARP系统固定资产管理制度
2008-02-01 | 编辑: | 【 】【打印】【关闭

hg平台365bet官网新疆分院ARP系统

固定资产管理制度

第一章      总则

第1条                          本制度是结合ARP系统固定资产管理模块的业务流程,对固定资产业务的规范描述,旨在相关人员根据本制度进行ARP系统固定资产业务的操作。

第2条         本制度的由资产管理部门负责说明。

第3条         本制度自发布之日起实施。

 

第二章     权限分工与系统业务流程

第1条       权限分工:

1)          固定资产管理员:负责资产购置、处置、盘点等日常业务的数据维护。

2)          固定资产维护及使用管理:负责特殊资产的养护计划和资产使用情况维护。

3)          固定资产会计:负责折旧、生成凭证、资产与财务对账等

4)          固定资产查询:查询固定资产情况,查询应严格授权。

5)          固定资产超级用户:具有资产系统所有权限,资产部门负责人为超级用户。

6)          固定资产系统维护:负责对资产、财务、折旧的相关基础信息以及安全性的维护。

第2条       系统业务流程:

1  新增资产流程:

1)         资产工作台→录入资产的基本信息和扩展信息;

2)         录入资产的财务信息,选择账簿→当前成本等信息;

3)         录入领用信息等完成。(一般黄色框都是必填项,资料尽可能的录入详细,以便以后查找容易)

4)         录入完成后,为确认录入信息正确,再切换至资产业务处理,资产工作台,查找录入的资产是否存在。

2、   常见中间业务:

1)         固定资产的单项报废:进入资产工作台,进入查找界面,找到该项资产,按标签号查找较容易,然后选择报废,进入报废界面,选择资产账簿,输入报废日期,数量或报废成本等信息以及报废类型然后点击完成既可。

2)         固定资产使用人的转移:进入资产工作台,进入查找界面,选择该项资产,打开分配信息输入-1,再输入1重新选择使用人、部门既可。对于在员工,费用账户,地点中输入资产要移至的人员信息(对于这些信息没变化的直接复制上行数据(shift+f6) 。可再通过查询验证是否转移成功。

3)         固定资产成本的调整:在资产工作台里找个该项资产,选择账簿,找个某项资产的财务信息→在成本调整里,增加当前成本或减少当前成本等。

4)         固定资产的入库单号一定要和财务的入库单号录入一致,也是和财务对账的唯一标示,否则无法进行财务对账。

3、   月末的资产业务的处理流程:

1)         选择资产折旧和期间管理→选运行折旧/关闭期间→选择基本账簿→运行(不关闭)→查看请求→提交新的请求→更新数据直到运行显示正常。

2)         选择资产记账凭证管理→生成记账凭证选择基本账簿→运行→查看请求→提交新的请求→更新数据直到运行显示正常。完成后,总账会计可审核查看资产的有关凭证。

3)         如果运行都显示正常情况下,就可以关闭会计期间了,选择模拟折旧→定期成批复制→选择模拟账簿→运行。

4)         打印出查看输出的资产财务对账报表了。

5)         如果以上运行不正常,则需要找到错误原因,重新调整→回退4成记账凭证→回  退运行折旧/关闭期间,然后在资产工作台中找到错误的该项资产进行更正。重新再重复1.2的操作既可。(需注意每项运行必须显示正常后才能提交下个请求)

6)         最后是在模拟账簿进行成批复制→选择模拟账簿→运行。

 

第三章      固定资产相关编码

第1条            固定资产相关编码包括:资产类别、资产编号、标签编号。

第2条            资产类别:ARP系统中采用三段式分类,第一段为“资产大类”段,此段与会计科目对应;第二段为“资产小类”段,是对资产大类的进一步细分;第三段为‘资产备用’段,用于单位根据需要进一步的细化分类。

ARP系统资产类别维护采用分级分权管理的模式,第一段和第二段分类由中科院统一制定,各单位在以后操作过程若需增加‘资产大类’和‘资产小类’需经院有关部门批准后方可在各自的系统中增加此两段的值。第三段资产备用段,完全对各单位放开权限,由各单位根据自身管理水平和需求确定资产备用的分类,以达到方便、细化的管理。

ARP系统固定资产的资产类别编码规则:8位:4+2+2

第3条            固定资产编号:是ARP系统固定资产模块内部赋予的唯一编号,由系统自动生成,用户操作时不必进行干预。

第4条            资产标签号:作为另一个唯一标识资产的编号,ARP系统不对编号规则作统一规定,各单位可以按各自的原则进行编号,需要对资产进行条形码管理的单位,应给资产标签号制定合理规范的编号规则,便于资产的条形码管理。

 

第四章     资产购置

第1条            资产购置是指通过政府集中采购、部门集中采购和自行采购几种方式增加固定资产。

第2条            固定资产购置的处理流程如下:

1)          在系统外完成固定资产申请及采购。

2)          固定资产管理部门验收购置的资产时,在固定资产上粘贴固定资产标签号,同时填制一式多联的资产入库单,一联交经手人,两联交财务(其中一联由经手人报销时和发票一起交给财务,一联资产管理人员月末交给财务进行汇总),备查一联。若一张单上登记多项资产,需分别给每一项资产一个“入库单号”,“入库单号”将用于资产与财务的明细对帐;财务两联资产入库单分别附于记录成本/费用和固定资产的记帐凭证后。

3)          固定资产购置经办人员必需在资产管理部门对固定资产办理入库手续后及时到财务报销入帐,避免月底对帐时发生资产与财务帐帐不符的情况。

4)          固定资产使用部门领用时资产时,应填写固定资产出库单;

5)          资产管理人员每月关帐前需将本月入库的资产全部录入ARP资产系统,资产应记录资产入库单号,财务部门每月结帐前需将所有资产报销单据录入ARP系统应付模块,同样需记录资产入库单号,每月关帐前资产与财务通过入库单号进行明细对帐,无误后关闭当期期间。

 

第五章     资产的内部转移

第1条            资产的内部转移是指已有的固定资产在人员、部门、课题之间的转移及退库。

第2条            各部门应指定专人负责部门内部的资产管理工作,作为部门资产管理员。

第3条            部门内的资产调拨按照下列流程实行:

1)          由资产申请人向部门资产管理员提出调拨需求申请。

2)          部门资产管理员填写资产调拨单,并提交部门领导审批。

3)          部门领导审批通过后,交部门资产管理员。

4)          部门资产管理员同资产申请人进行实物交接,并由接受人签署调拨单。

5)          部门资产管理员应根据调拨单在一周内且在调拨当月对资产信息进行更新。

第4条            部门间的资产调拨及退库按照下列流程实行:

1)          需求部门资产管理员提出资产请购申请或退库申请。

2)          对于请购申请,资产管理部门确定是否可以内部调剂,如无法内部调剂,则启动计划、采购流程;如可以内部调剂,则填写固定资产调拨单一式四份,一份在资产管理部门留存;对于退库申请,资产处理部门进行审核。

3)          资产需求部门持固定资产调拨单到资产调出部门进行实物接收,调出和调入部门在资产调拨单上签署,调出和调入部门各存一份,另将签署的调拨单交到资产管理部门资产管理员。

4)          资产管理部门资产管理员应根据双方方签署后调拨单在一周内且调拨当月,对资产信息进行更新;同样,资产管理部门资产管理员根据审核同意后的退库申请对系统内资产信息进行更新(包括是否在用、不使用的状态、人员、课题、部门信息的更新)。

 

第六章     固定资产养护计划和使用情况

第1条            对于一些特殊固定资产(如价值较高,数量较少,共享程度较大等),需对资产的保养维护(养护)进行计划或对资产的使用情况进行记录:

1)          部门资产管理员每月收集本部门资产责任人对其权限范围内的固定资产养护计划并在系统中录入养护计划;当固定资产实际养护情况发生后,部门资产管理员将实际养护情况信息在ARP系统内进行维护;

2)           部门资产管理员定期收集本部门所属资产的使用情况信息并在系统中进行信息维护。

 

第七章     资产的处置

第1条            固定资产的处置包括报废、报失、院内调拨、对外投资、变卖、捐赠和盘亏。如果固定资产被证实已经不能够为单位带来使用效益,又不能被转卖,应予以报废。不能够为单位带来使用效益的情况包括:损坏、遗失(盘亏)、过时或因主体报废而不能分割使用的固定资产等。需报废的资产应予以记录。

第2条            固定资产的处置应按照下列流程处理:

1)          资产使用部门填写“固定资产退库申请单”,由部门主管审核。

2)          资产管理部门对“固定资产退库申请单”进行审批并签署意见,批准后资产使用部门退回实物固定资产,资产管理部门验收退回的固定资产,并从ARP系统导出《固定资产处置信息表》随同“固定资产退库申请单”一同交相关领导审批。

3)          对于批准同意处置的固定资产,资产管理部门和财务部门可凭相关单据和批件在ARP系统内进行处置。

4)          若固定资产处置过程中产生收入或支出,由财务部门资产会计对资产减少处理产生的收入和支出在ARP系统总帐模块进行录入,对于有对外投资额和残值收入的处置固定资产,资产会计将相关金额记录到ARP系统固定资产模块以备查询。

5)          固定资产处置的原始单据最终由财务部门保管,资产管理部门每月结帐后将有关单据送至财务,自留备份。

 

第八章     资产盘点

第1条            各单位应每年至少进行一次固定资产盘点。

第2条            盘点工作由资产管理部门和财务部门牵头,各个部门共同组织人员进行清查。盘点以资产管理部门提供的资产清单为依据。

第3条            盘点的流程如下:

1)          盘点前通知各部门。

2)          由资产管理部门打印出固定资产清单。

3)          盘点小组依据清单进行资产清查。

4)          资产管理部门编制盘点差异表并将差异分析结果和处理意见上报主管部门(领导)审批。

5)          主管部门(领导)审核并批准差异分析结果和处理意见。

6)          资产管理部门或财务部门根据盘盈和盘亏的审批意见以及变动情况对资产进行增加、减少、转移处理。

 

第九章     资产关帐

第1条            ARP系统关帐流程如下:

1)          资产管理部门的资产管理员在月末关帐前首先判断是否已经在资产模块处理完所有的资产业务。如果资产业务未处理完,应及时完成业务处理。

2)          在资产模块运行折旧,但不关闭会计期。

3)          财务部门资产会计运行生成日记帐程序,生成日记帐分录并进行资产凭证审核、过帐。

4)          财务部门资产会计打印报表和总帐对帐,检查固定资产模块和总帐的结果是否一致。

5)          如果对帐结果发现资产模块和总帐模块的数据不一致,检查不一致的原因并进行调整,再重复步骤(3)和(4)。

6)          如果对帐表明资产模块和总帐模块的数据一致,则再次运行折旧,关闭会计期间,系统在关闭当期会计期的同时自动打开下一会计期。

 


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